Szablony dekretacji są wykorzystywane do automatyzacji księgowania dokumentów transakcyjnych: sprzedaży, zakupów, raportów kasowych, wyciągów bankowych, dokumentów magazynowych, amortyzacji, płac, różnic walutowych, zaliczek i przeszacowań. Każdy szablon wiązany jest z jednym typem dokumentów i na tej podstawie Graffiti dobiera odpowiednie szablony do księgowania konkretnych dokumentów.

Jeżeli powstanie więcej niż jeden szablon odwołujący się do wybranego typu dokumentów, Graffiti wykorzysta szablon o najwyższym kodzie (z szablonów nie zablokowanych).

Szablon dekretacji to zestaw pozycji jednoznacznie określających jaki rodzaj kwoty z księgowanego dokumentu i na którym koncie z planu kont ma zostać zapisany. Ciężar księgowania jest zatem przenoszony na zdefiniowanie szablonu dekretacji. Dobrze przygotowany szablon sprowadza operację księgowania do wybrania dokumentów i kliknięcia przycisku Księguj; źle zdefiniowany – uniemożliwi zaksięgowanie.

Definiowanie szablonów dekretacji nie jest zadaniem prostym i wymaga skupienia. Jednak poprawnie przygotowane szablony będą gwarancją szybkości i poprawności przeprowadzanych księgowań.

Po uruchomieniu opcji tworzenia szablonu dla wybranej funkcjonalności (przez wykorzystanie odpowiedniego przycisku z belki Szablony księgowań...), dostępne są wszystkie jej szablony. Przykładowo po kliknięciu przycisku Sprzedaż, możliwe jest tworzenie szablonów dla wszystkich typów dokumentów sprzedaży ( jeden szablon dla jednego typu dokumentu w jednym rejestrze VAT). Przycisk Raporty kasowe/ Wyciągi bankowe pozwala określić dekretację dla raportów kasowych lub wyciągów bankowych itd. Szablon współtworzony jest przez swój nagłówek i definicje dekretu.

Na nagłówek szablonu składają się parametry wskazujące typ dokumentów, do których księgowania będzie wykorzystywany tworzony szablon, plus elementy opisowe (np. nazwa szablonu). Dokumenty, których parametry odpowiadają tym wybranym dla tworzonego szablonu, księgowane będą na jego podstawie.

Definicje dekretu to najogólniej struktura kont, na które przeprowadzane będą księgowania. Jest ona wprowadzana w postaci kolejnych pozycji, z których każda ma jednoznacznie określić konta, na które przeprowadzane będzie księgowanie kwot. Mogą to być konta związane z księgowanym zdarzeniem systemowym – np. konto rejestru sprzedaży, w którym wystawiona została faktura, konto sprzedawanego towaru itp. Mogą to być również konta wyznaczane na bazie definicji tzw. konta stałego. Konto stałe pozwala konstruować numer konta na podstawie kombinacji członów numerów kont z planu kont ze zmiennymi systemowymi.

7.5.1. Wyznaczanie konta stałego w szablonach dekretacji

W polu konta stałego można wpisać stały numer konta albo wprowadzić kombinację członu numeru konta z planu kont i symbolu makra skojarzonego z dokumentem księgowanym lub zmiennej systemowej. Możliwe jest zatem wykorzystanie makro-kont (predefiniowanych lub zdefiniowanych jako cechy dokumentów) oraz takich zmiennych, jak numer czy symbol zlecenia, numer rejestru, kod indeksu itp. Żeby wprowadzić zmienną lub makro powiązane z dokumentem księgowanym, ich symbol musi być poprzedzony znakiem % (procent; nie dotyczy to tylko makr predefiniowanych). Symbole makr stałych oraz zmiennych systemowych znajdują się na kartach Konto stałe: opis. Oznaczenie makr skojarzonych z dokumentami księgowymi – tj. makr stosowanych jako cechy dokumentów – zależy od indywidualnych ustawień systemowych.

Ilustracja 7.4. Księgowość. Okno zmiany pojedynczej pozycji szablonu dekretu

A. Numer pary i podpary służą m.in. do tworzenia księgowań równoległych (por. kolejna strona). B. Konto, na które księgowane będą kwoty, może być podstawiane ze słowników związków parametrów i kont (por. kolejne strony) lub być tworzone przez definicję konta stałego. C. Konto stałe może powstawać jako kombinacja członu numeru konta i symbolu makro-konta lub zmiennej systemowej. Na przykładzie dla strony Wn skorzystano z predefiniowanego makro-konta KONTR (por. wcześniej) oraz parametru niezależnego (por. dalej). D. Opis wprowadzany jest na generowane na podstawie szablonu pozycje dokumentów PK. E. Makro-konta oraz zmienne, których użycie jest dopuszczalne dla tworzonego szablonu wyliczone są na kolejnych zakładkach. Podana jest również prawidłowa składnia definicji dekretu.