Magazyn (inaczej Gospodarka Magazynowa) jest tożsamy z kartoteką dokumentów magazynowych. Wprowadzane dokumenty magazynowe opierają się na rodzajach dokumentów zdefiniowanych w Administracji (Administracja Systemu > Konfiguracja Systemu > Gospodarka Magazynowa/Zakupy). Żeby rozpocząć dopisywanie dokumentu trzeba otworzyć okno dokumentów magazynowych, kliknąć Dopisz, wybrać typ dokumentu i dopiero w oknie dopisywania skonkretyzować jego rodzaj.

Pozycje dokumentów magazynowych mogą być dopisywane ręcznie lub importowane, a następnie eksportowane. Import i eksport dokumentów z Graffiti opiera się na definicjach Administracji (Administracja Systemu > Import/Export).

Alternatywne definicje importu i eksportu dla Magazynu: Administracja Systemu > Konfiguracja Systemu > Gospodarka Magazynowa/Zakupy > Profilowanie exportu/importu danych.

Okno zmiany dokumentu magazynowego: A Wybór rodzaju dokumentu. B Dostępne magazyny określane są niezależnie dla każdego rodzaju dokumentu. C Cenniki systemowe umożliwiają wskazanie cen dla dostawy.

Podczas ręcznego dopisywania pozycji, artykuły wprowadzane są na podstawie aktualnego stanu magazynowego dla wskazanego magazynu. Możliwe jest jednocześnie dopisanie do magazynu nowego artykułu w oparciu o katalog indeksów, który z tego poziomu może być modyfikowany – przez dopisanie lub zmianę indeksów.

3.1. Makra dekretacji dokumentów magazynowych

Graffiti pozwala tworzyć makra, które powiążą zdarzenia systemowe z określonymi kontami z planu kont. Dotyczy to makr, które mają zaznaczone pole Makro jako słownik cech dokumentu.

W istocie makra są swojego rodzaju słownikami, których kolejne pozycje powiązane są z konkretnymi kontami z planu kont. Użytkownik wprowadzający do Systemu dokument wskazuje pozycję makra, a tym samym – pomimo braku wiedzy z obszaru księgowości – określone konto z planu kont. W ten sposób zdarzenie systemowe opisywane dokumentem jest kojarzone z kontem.

W przypadku dokumentów magazynowych, lista dostępnych makr ustalana jest dla rodzaju dokumentu (Administracja Systemu > Konfiguracja Systemu > Gospodarka Magazynowa/Zakupy > Rodzaje dokumentów magazynowych; w oknie dopisywania/zmiany rodzaju dokumentu zakładka Makra – dekrety).

3.1.1. Korekty dokumentów magazynowych

Korekty dokumentów magazynowych powstają inaczej niż korekty dokumentów sprzedaży, które oparte były na osobnych rodzajach dokumentów. W przypadku dokumentów magazynowych, żeby wygenerować dokument korygujący, trzeba rozpocząć edycję wystawionego dokumentu (przycisk Edycja) i wybrać zakładkę Korekty dokumentu. Znajdujące się tam opcje pozwolą generować dokumenty zwrotu całości lub części, korektę całości lub części oraz korektę cenową całości lub części.

3.1.2. Stany magazynowe i kartoteka ilościowo-wartościowa

Stany magazynowe przede wszystkim pozwalają przeglądać aktualne stany materiałowe w wybranych magazynach, ale oferują też kilka innych opcji, m.in. przeglądanie dostaw i statystyk dla towarów, przeglądanie (i zmianę ręcznych) rezerwacji, globalne zmiany cen dostaw, generowanie przesunięć stanów pomiędzy indeksami itp.

Kartoteki ilościowo-wartościowe generowane są w oparciu o zadane przez użytkownika warunki: dla wybranych magazynów, w określonym zakresie dat, na podstawie wyznaczonych dokumentów magazynowych.

Ilustracja 3.1. Magazyn. Kartoteka ilościowo-wartościowa

A. Kartoteka ilościowo-wartościowa może być naliczana dla kilku wybranych magazynów jednocześnie. B. Możliwe jest korzystanie z filtrów w celu ograniczenia zakresu wyświetlanych indeksów. Dostępne są m.in. maski definiowane w katalogu indeksów.