Pierwszym elementem łańcucha logistyki są zapytania ofertowe i oferty wysyłane do klientów. Są one tworzone w ramach rejestrów ofert definiowanych w Administracji (Administracja Systemu > Słowniki Systemu > Słowniki podstawowe). Rejestry ofert wpływają m.in. na przydzielenie do centrali lub oddziału, ilość etapów dla ofert, możliwości ich edytowania.

Podobnie jak w przypadku rejestrów sprzedaży, rejestry ofert muszą zostać przypisane użytkownikowi, żeby mógł z nich korzystać (Administracja Systemu > Użytkownicy Systemu/Uprawnienia, przycisk Dostępne słowniki).

Etap przygotowywania ofert wyposażony jest w mechanizmy blokowego dopisywania kontrahentów, do których będzie wysyłana oferta. Mechanizm ten pozwala wybierać więcej niż jednego kontrahenta jednocześnie korzystając z katalogu kontrahentów. Ponieważ ten ostatni udostępnia wiele filtrów zaznaczania i wyświetlania pozycji, ułatwia to znacznie generowanie ofert dla wielu kontrahentów spełniających zadane kryteria.

Oferty mogą być wysyłane pocztą elektroniczną (e-mail). Na potrzeby takiej wysyłki Graffiti generuje plik w formacie *.wmf (windows meta file). Jest to format grafiki wektorowej, gwarantujący automatyczną skalowalność tekstu i innych elementów, dostosowany do wyświetlania we wszystkich systemach windowsowych, niezależnie od rozdzielczości ekranu. Pliki *.wmf mogą być otwierane m.in. przeglądarkami internetowymi (np. Internet Explorer, Netscape Navigator, Mozilla itp.). Informacje zawarte w takim pliku nie mogą być zmieniane w edytorze tekstu.

Opcje Indeksy oraz Dostawcy dają dostęp do list indeksów i dostawców, udostępniając informacje związane z logistyką – np. indeksy dostarczane przez wskazanych dostawców i wysłane do nich zapytania cenowe.

4.1.2. Zamówienia dostawy i produkcji

Zamówienia dostawy i produkcji mogą być wprowadzane ręcznie albo generowane automatycznie. W drugim przypadku zamówienia mogą być naliczane w oparciu o kilka źródeł:

• Niezrealizowane zamówienia klienta (w realizacji) i zapotrzebowania produkcji.

• Stany magazynowe i rotacja towarów. Udostępniane opcje analizy stochastycznej mogą korzystać z definicji wprowadzonych dla indeksów materiałowych, być stosowane w przypadku ich braku albo zamiast nich.

• Zapytania cenowe posiadające odpowiedzi dostawcy i znajdujące się w etapie wysłanych.

Ostatnia opcja dostępna jest w oknie pozycji zamówienia. Pozostałe realizowane są przez opcję automatycznego generowania zamówień, która dostępna jest zarówno w oknie pozycji zamówienia, jak w głównym oknie zamówień dostaw i produkcji.

Ilustracja 4.1. Logistyka. Automatyczne generowanie zamówień

A. Generowanie zamówień dostaw i produkcji może opierać się na wielu źródłach informacji. B. Jeżeli generowanie bazuje na stanach magazynowych i rotacji towarów, udostępniana jest dodatkowa zakładka z parametrami analizy stochastycznej. C. Ustawienia parametrów mogą być zapisywane w postaci makiet i wykorzystane podczas następnych generowań dostaw.