Kartoteka kontrahentów to komplet informacji o kontrahentach, m.in. ich dane kontaktowe, rachunki bankowe, przypisani handlowcy, dostarczane przez nich towary (indeksy dostawcy), kontrahenckie nazwy odpowiedników towarów z baz Graffiti (indeksy odbiorcy) oraz informacje dodatkowe. Informacje dodatkowe, dzięki oparciu na słownikach systemowych Graffiti, stają się pewnym źródłem stałych informacji o kontrahencie i mogą być wykorzystane podczas tworzenia dokumentów i generowania zestawień. Przykładową informacją dodatkową może jest limit kupiecki, który może być szczegółowo kontrolowany (w oparciu o informacje wprowadzone w kartotece) podczas wystawiania faktur.

Ilustracja 1.7. Lista kontrahentów

A. Jeżeli wskazany kontrahent znajduje się w systemie CRM, z tego poziomu możliwa jest zmiana dotyczących go danych i informacji. W innym wypadku możliwe byłoby dopisanie kontrahenta do CRM-a. Więcej informacji o systemie CRM w dalszej części podręcznika. B. Słowniki kontrahenckie. C. Statystyka dla aktualnie podświetlonego kontrahenta. D. Na kolejnych zakładkach (Info I, Info II, Indeksy) dostępne są podstawowe informacje o kontrahencie.

Statystyka dostępna z poziomu kartoteki daje dostęp do dokumentów posiadających związek z wybranym kontrahentem. Dodatkowo możliwe jest przeglądanie obrotów na kontach oraz naliczenie statystyki dodatkowej w oparciu o dokumenty sprzedaży: średni obrót dla okresu, opóźnienia płatności, ostatnia płatność itp.

Słowniki kontrahenckie - dostępne z okna kartoteki kontrahentów i z poziomu Administracji Systemu (Administracja Systemu > Słowniki Systemu > Kontrahenci) - pozwalają definiować podział struktury kontrahentów i kontrahenckie grupy rabatowe, handlowców oraz regiony.