Import to inaczej pobranie danych z posiadającego ściśle określoną strukturę pliku, najczęściej tekstowego. Eksportem jest konwersja informacji z systemowych baz danych do plików (tekstowych lub o innym określonym formacie). Opcje znajdujące się w gałęziach Import i Export w oknie Administracji Systemu pozwalają zdefiniować szablony importu i eksportu, które określają sposób konwersji danych z plików tekstowych do baz danych (import) i odwrotnie: z systemowych baz danych do plików tekstowych (eksport). Szablony importu i eksportu tworzone są dla poszczególnych elementów systemowych, a elastyczność Systemu zwiększana jest dodatkowo przez możliwość zdefiniowania wielu szablonów dla każdego z elementów.

Przygotowanie szablonów importowych wymaga znajomości struktury plików tekstowych, z których następować będzie konwersja danych do baz systemowych. Struktura ta kształtowana jest albo przez program, z którego następuje eksport danych (które potem będą importowane do Systemu), albo przez użytkownika przygotowującego plik tekstowy. Podczas eksportu danych z Graffiti Pro, struktura plików tekstowych nadawana jest na podstawie szablonów eksportowych. Ona również powinna być tak przygotowana, żeby spełniać ewentualne wymagania programu, który będzie importował dane (wyeksportowane z Graffiti).