Żeby import i eksport danych były możliwe, konieczne jest zdefiniowanie szablonów, które przyporządkują poszczególnym polom z plików pola systemowych baz danych. W trakcie importu pozwoli to określić które z pól pliku zostaną wprowadzone do konkretnych pól baz danych; podczas eksportu natomiast spowoduje utworzenie konkretnej struktury pliku tekstowego, w którym znajdą się dane z bazy Graffiti.

Szablony – tak importu jak eksportu – definiowane są dla wyróżnionych obszarów systemowych: osobno dla bazy kontrahenckiej, osobno dla bazy towarów, osobno dla Płac itd. Dla każdego z tych obszarów można dopisać dowolną liczbę szablonów. Wybór szablonu nastąpi wtedy przy inicjacji konwersji danych (importu lub eksportu).

Definiując szablony importu i eksportu, można spotkać elementy takie jak:

• Offset, czyli ilość linii pliku tekstowego, która nie będzie importowana. Pole to wykorzystuje się np. wtedy, kiedy w pliku tekstowym znajdują się nagłówki kolumn importowanych danych. W takim wypadku ustawienie offsetu na ilość linii odpowiadającą ilości linii zajmowanych przez nagłówki, zapobiegnie ich importowi do bazy.

• Znak końca pola, czyli określony symbol (znak lub grupa znaków), który interpretowany będzie jako zamykający kolejne pola rekordów. Jego wystąpienie w pliku tekstowym będzie informacją dla Systemu, że kończy się pojedyncze pole rekordu (i ewentualnie zaczyna nowe – jeżeli po znaku końca pola znajdą się jeszcze dalsze dane). Podczas eksportu wprowadzany do pliku tekstowego po każdym polu.

• Znak końca rekordu, czyli symbol (znak lub grupa znaków), który odnaleziony w pliku tekstowym będzie informacją dla Systemu, że zakończył się pojedynczy rekord danych. Znajdujące się po takim znaku dane traktowane będą jako należące do następnego rekordu (aż do ponownego wystąpienia znaku końca rekordu). Często domyślnie ustawiony jest znak ‘13 + 10’ (z kodu ASCII), odpowiadający wciśnięciu klawisza ENTER. Podczas eksportu znak końca rekordu wprowadzany jest w pliku tekstowym po każdym rekordzie bazy.

  W niektórych szablonach, obok pola znaku końca rekordu znajduje się informacja: 〓Niezależnie wysyłany jest znak końca linii”; oznacza to, że po każdym znaku końca rekordu automatycznie wprowadzany jest znak końca linii – inaczej: każdy rekord jest oddzielną linią pliku.

• Znak końca pliku (eksport dokumentów sprzedaży).

• Ścieżka dostępu oraz nazwa pliku tekstowego, z lub do którego importowane/eksportowane będą dane.

• Indeks dla odbiorcy (eksport stanów magazynowych) – zaznaczenie tego pola spowoduje eksportowanie oznaczenia indeksowego odbiorcy zamiast indeksów systemowych; taka sama sytuacja będzie miała miejsce w przypadku eksportu pozycji zamówień klienta (pole Indeks dla dostawcy).

• Opcja umożliwiająca określić, czy pola znakowe mają być ujmowane w cudzysłowy. Zaznaczenie tego pola spowoduje, że wszystkie pola zdefiniowane jako typ znakowy podczas eksportu zostaną ujęte w cudzysłowy (ma to znaczenie w przypadku niektórych programów).

• Pole zamknij sekcję (eksport dokumentów sprzedażowych) – jego zaznaczenie spowoduje zakończenie linii w pliku tekstowym po polu w ten sposób oznaczonym. Umożliwia to dostosowanie struktury pliku tekstowego do wymagań importowych niektórych programów.

• Pola przyporządkowujące pola plików tekstowych polom w bazach systemowych i odwrotnie. Definicja tych pól może odbywać się bezpośrednio w oknie dopisywania szablonu (jak to ma miejsce np. w przypadku szablonu importu bazy kontrahentów czy towarów, eksportu dokumentów magazynowych itp.), lub wymagać stworzenia listy kolejnych pól importowanych/eksportowanych rekordów. Jest to najczęściej umożliwiane przez przyciski Definicja lub Parametry.

  W drugim przypadku każdy parametr reprezentuje jedno pole w pliku tekstowym, przy czym numer parametru profilu jest jednocześnie wyznacznikiem jego kolejności w tworzonym podczas eksportu pliku. Parametr profilu eksportowego może wprowadzać do pliku tekstowego zarówno puste miejsce (co może ułatwić dostosowanie struktury tworzonego przez eksport pliku), jak i informację pochodzącą z systemowej bazy danych.