Dane sytuują pozycje w odpowiednim miejscu zestawienia i pozwalają tworzyć odwołania do wartości z nimi powiązanych. Miejsce w strukturze wyznaczane jest przez określenie numeru strony, poziomu strony (w ramach numeru strony), pozycji (w ramach poziomu strony), liczby porządkowej (w ramach pozycji) oraz liczby porządkowej użytkownika (w ramach liczby porządkowej). Pola takie, jak Ukryj pozycje na raportach, wartość 0 dla wartości dodatnich, wartość 0 dla wartości ujemnych pozwalają częściowo określić sposób obecności pozycji na wygenerowanym zestawieniu.

Warunki to dodatkowe definicje dla pozycji. Dookreślają sposób wyświetlania pozycji na wygenerowanym zestawieniu.

Kolejne kroki formuły to operacje matematyczne, które przeprowadzane będą na wskazanych elementach: kontach księgowych, innych pozycjach matrycy itp. W taki sposób do każdej z pozycji zestawienia przypisana zostanie konkretna kwota.

Na formułę jednej pozycji matrycy może się składać kilka kroków. Podczas generowania zestawienia, kroki wykonywane są kolejno: krok pierwszy odda wartość pochodzącą ze wskazanego miejsca źródłowego; krok drugi doda, odejmie, przemnoży lub podzieli kwotę wynikającą z kroku pierwszego przez inną kwotę; krok trzeci w taki sam sposób odwoła się do drugiego itd. W ten sposób na całość pojedynczej formuły składa się suma operacji ze wszystkich kroków.

Ustalenie kolejności przetwarzania pozycji może mieć znaczenie w momencie, gdy któreś z obliczeń wymaga kwoty wyliczanej w innej pozycji, która według zwykłego trybu byłaby wykonywana później. Dostępne są trzy możliwości: Na początku (wg wymuszonej kolejności przetwarzania), Zgodnie z kolejnością pozycji, Na końcu (wg wymuszonej kolejności przetwarzania). Możliwe jest dodatkowo ustalenie priorytetów dla naliczania wg kolejności wymuszanej. Zadecyduje o tym wartość pola Kolejność wymuszona.

Ilustracja 7.7. Księgowość. Konstrukcja zestawień finansowych

A. Dopisanie nagłówka. B. Inicjacja dopisania pozycji wybranej matrycy. C. Przycisk Wybierz wywołuje okno kroków formuły dla pozycji. D. Lista użytkowników uprawnionych jest stosowana, jeżeli matryca ma zaznaczone pole Stosuj uprawnienia dla użytkownika (w nagłówku).