Faktury RR pełnią rolę dokumentów (faktur) zakupu, które jednak wystawiane są przez kupującego. Taki sposób pozwala utrzymać jednolitą ewidencję dokumentów zakupu i nie wymaga od sprzedającego ponoszenia dodatkowych kosztów, ani nowych umiejętności.
Wystawianie faktur RR oparte jest na systemie zakupowym Graffiti i prowadzone jest w specjalnie do tego celu przygotowanych rejestrach zakupu (por. niżej).
Pierwszym elementem przygotowania rejestru zakupu do wystawiania faktur RR jest udostępnienie odpowiedniego typu dokumentu. Do celów związanych z prowadzeniem ewidencji faktur RR Graffiti dysponuje odnośnym typem dokumentu – fakturą VAT RR. Żeby możliwe było korzystanie z tego typu dokumentu, trzeba go odblokować w konfiguracji rejestru zakupu.
Odblokowywanie możliwości korzystania z faktury VAT RR
Otwórz słownik rejestrów zakupu i edytuj (dopisz lub zmień) odpowiedni rejestr: Administracja Systemu > Słowniki Systemu > Słowniki podstawowe > zakładka Rej. zakupu. W oknie dopisywania lub zmiany rejestru, na zakładce Dane cd. należy odznaczyć pole Blokuj F.VAT RR.
Żeby w pełni wykorzystać oferowane przez Graffiti Zakłady Mięsne opcje zakupów, faktury RR powinny być wystawiane w rejestrach zakupu oznaczonych jako Rejestr typu MEAT (pole do zaznaczenia w oknie edycji słownika rejestru zakupu, na zakładce Dane cd.). Udostępnia to z kolei możliwość wybrania trybu edycji pozycji Edycja typu MEAT, a następnie uszczegółowienie wyboru przez wskazanie jednej z trzech opcji: Edycja ręczna, Automatyczna z edycją lub Automatyczna bez edycji.
Wybór ostatniej (Automatyczna bez edycji) blokuje w ogóle możliwość zmiany ceny netto podczas wprowadzania pozycji faktury RR.
Rejestru zakupu musi zostać udostępniony użytkownikowi, żeby mógł on wystawiać w nim faktury. Trzeba uruchomić opcję Użytkownicy Systemu / Uprawnienia (w Administracji Systemu), na liście wskazać użytkownika, kliknąć przycisk Dostępne słowniki, wybrać zakładkę Rej. zakupów, kliknąć Dopisz i z rozwijanej listy (słownik rejestrów zakupu) wybrać odpowiedni rejestr.
Okno faktur zakupu można otworzyć na dwa sposoby: przyciskiem Faktury RR z belki przycisków Meat – Skup (Moduły > Graffiti MEAT > Graffiti MEAT – skup > przycisk Faktury RR > opcja Zakupy), albo klikając ikonę Kartoteka dokumentów zakupu. Następnie należy wskazać odpowiedni rejestr i kliknąć Dopisz.
Możliwe jest przenoszenie w późniejszym czasie faktur zakupowych pomiędzy rejestrami. Funkcja ta dotyczy pojedynczych, aktualnie wybranych faktur i jest inicjowana przyciskiem Rejestr, który znajduje się w głównym oknie Faktur zakupowych.
W oknie dopisywania faktury, jako typ dokumentu należy wybrać FAKTURA VAT RR. Zwykle prawidłowo skonfigurowany rejestr zakupu spowoduje automatyczny wybór odpowiedniego typu dokumentu. Następnie wprowadza się dane dla faktury (jak numer, dostawcę, formę płatności itd.) i dopisuje pozycje. W przypadku określenia formy płatności jako przelew, na fakturze drukowane będzie konto bankowe wprowadzone w danych kontrahenta wskazanego jako dostawca.
Pozycje faktur RR posiadają inną budowę niż pozycje innych faktur zakupowych w systemie Graffiti. Jest to podyktowane głównie specyfiką zbieranych przez faktury RR informacji.
Ilość jest wprowadzana w jednostce miary ilości ustalonej w konfiguracji dla Graffiti Zakłady Mięsne i nie podlega zmianie podczas wystawiania faktury.
Waga brutto i netto wprowadzane są w jednostce dla umowy określonej w słowniku żywca/surowców.
Alternatywne metody wyceny: za żywiec (według wagi żywej) lub WBC. Pierwsza metoda pozwala na wprowadzenie ceny w momencie wystawiania faktury. Druga metoda (WBC) odnosi się do ceny ustalanej już po przeprowadzeniu analiz mięsa.
Weryfikacja ceny. Jeżeli oznaczone zostanie pole Cena do weryfikacji, pozycja faktury będzie mogła być wiązana z danymi pochodzącymi z ultrafomu.
Numer gospodarstwa. Pojedyncza pozycja faktury RR może być wiązana z wieloma gospodarstwami, pomiędzy którymi dzielona jest wprowadzana przez pozycję ilość (tj. ilość na pozycji jest sumą ilości z gospodarstw).
Po wprowadzeniu wszystkich danych, faktura może zostać albo zatwierdzona i wydrukowana, albo zapisana w buforze. Zapis w buforze pozwala na późniejszą edycję i zatwierdzenie faktury.
Wydruk faktury możliwy jest albo w momencie zatwierdzenia, albo w późniejszym terminie (przycisk Wydruk w oknie edycji faktury). W przypadku faktur RR, przycisk Wydruk daje dostęp do dwóch opcji: Wydruk faktury oraz Wydruk wyliczenia poubojowego.
Makra księgowe do faktur zakupu
Graffiti korzysta z makr księgowych, żeby przyporządkować konta z planu kont konkretnym zdarzeniom systemowym. Makra księgowe, które wprowadzone zostały jako słownik cech dokumentu, mogą być wykorzystywane podczas wystawiania dokumentu magazynowego, faktury zakupu i zlecenia produkcji.
W oknie edycji faktury zakupowej, na zakładce Makra dekretacji użytkownik wskazuje pozycję makra (na podstawie jej opisu, więc istotna jest jego czytelność). Choć w istocie nie zna planu kont, wskazując makro – faktycznie wybiera określone konto z planu kont. W ten sposób zdarzenie systemowe opisywane dokumentem jest kojarzone z kontem.
W przypadku faktur zakupowych, lista makr tworzona jest dla całego rejestru zakupu: Administracja Systemu > Słowniki Systemu > Słowniki podstawowe > zakładka Rej. zakupu.
Weryfikacja cen faktur RR przeprowadzana jest na podstawie powiązania dokumentów przyjęć Pw z pozycjami faktur RR. Ponieważ dokumenty Pw generowane są na podstawie informacji pobieranych z ultrafomów, w taki sposób możliwe jest porównanie cen znajdujących się na fakturach RR z cenami wyliczonymi na bazie analizy mięsa. Na liście pozycji faktur do weryfikacji znajdują się wyłącznie te, na których cena została oznaczona do weryfikacji (pole Cena do weryfikacji w oknie edycji pozycji faktury).
Wprowadzane są w Systemie za pośrednictwem modułu kasowego lub ewidencji przelewów – jako wpłaty gotówkowe lub przelewy powiązane z fakturą. Przeglądanie zapłat możliwe jest na zakładce Zapłaty w oknie edycji (zmiany) faktury RR.
Korekty faktur zakupu – także faktur RR – wystawia się przez dokumenty korygowane. Oznacza to, że należy wybrać wystawiony dokument, rozpocząć edycję (przycisk Zmień), kliknąć zakładkę Korekty, a następnie przycisk Generuj korektę. Możliwe jest wygenerowanie korekty do wszystkich pozycji faktury lub tylko do wybranych pozycji.
Graffiti udostępnia dwa typy korekt: jedno- lub dwupozycyjne. Pierwszy typ do każdej pozycji faktury generuje jedną pozycję, która może być edytowana w celu zmiany ilości lub wartości. Drugi typ, dwupozycyjny, dla każdej pozycji faktury wprowadza najpierw jedną pozycję, która zeruje pozycję z faktury (Było:), a następnie generuje nową pozycję (Winno być:), którą można edytować i wprowadzić wartości po korekcie.
To, jaki typ korekty będzie aktywny, zależne jest od konfiguracji. Możliwe jest zarówno wybranie jednej z alternatyw, jak również pozostawienie wyboru użytkownikowi wystawiającemu fakturę.
Zestawienia faktur RR mogą być przeprowadzane dla wybranego podmiotu (np. dla kontrahenta, indeksu, daty czy rejestru), w określonym przez użytkownika okresie czasu i z uwzględnieniem filtrów, które ograniczają zasięg zestawień (kontrahent, indeks, rejestr zakupu). Po ustawieniu wszystkich parametrów trzeba kliknąć Generuj, żeby zainicjować naliczanie zestawienia.
Graffiti umożliwia również generowanie wydruku zgłoszenia uboju świń w rzeźni na potrzeby Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa (ARiMR). Opcja inicjująca wydruk znajduje się na liście wywoływanej przyciskiem Faktury RR z belki przycisków Meat – Skup: Moduły > Graffiti MEAT > Graffiti MEAT – skup > przycisk Faktury RR > Zgłoszenie uboju świń w rzeźni (dla ARiMR).
Wydruk jest generowany dla zadanego okresu i na podstawie wskazanego typu faktur (RR lub VAT). Dodatkowo możliwe jest ustalenie ilości pozycji umieszczanych na pojedynczo generowanym zestawieniu:
Po 14 pozycji z podglądem. Na wydruku znajdzie się 14 pozycji (2 strony) i wygenerowany zostanie podgląd wydruku, który można wysłać do drukarki (wydrukować) lub anulować. Jeżeli w zadanym okresie w Systemie zostało zarejestrowanych więcej niż 14 ubojów, po wyjściu z podglądu pierwszych 14 pozycji (po wydruku lub anulowaniu), automatycznie wygenerowany zostanie kolejny podgląd itd., aż do wyczerpania listy.
Po 14 pozycji bez podglądu. Jak wyżej lecz bez podglądu wydruku.
Wszystkie pozycje na jednym wydruku z podglądem. Dla wszystkich ubojów w zadanym okresie wygenerowany zostanie jeden wydruk. Należy zaznaczyć, że Graffiti daje możliwość wyboru pomiędzy drukowaniem wszystkich lub tylko wybranych stron z podglądu.
Faktury RR podlegają także ustawieniom wspólnym dla całego modułu Zakupów. Parametry konfiguracyjne tego obszaru znajdują się w Administracji Systemu: Administracja Systemu > Konfiguracja Systemu > Gospodarka Magazynowa/Zakupy > Parametry podstawowe > zakładka Dokumenty zakupu.
 Poprzedni |  Początek rozdziału | Następny  |
| 2.6. Stany dla punktów skupu |  Spis treści | Rozdział 3. Magazyn i Produkcja |